7 dicas para organizar reuniões virtuais

Otimização de tempo, menos horas de deslocamento e a possibilidade de reunir pessoas de diferentes localidades em um mesmo encontro. As reuniões virtuais chegaram para ficar e estão cada vez mais presentes em nossa rotina.


Se os benefícios são facilmente reconhecidos, os desafios para tornar as reuniões virtuais ainda são grandes. Selecionamos 7 dicas para organizar e tornar suas reuniões online produtivas.


Vamos conferir?


1. Escolha uma plataforma

Existem diversas possibilidades para fazer a sua reunião virtual. Dentre as plataformas disponíveis, podemos citar: Zoom, Google Hangouts, Skype e Microsoft Teams.


2. Faça um checklist

Além de marcar a reunião com antecedência, tenha uma pauta com os tópicos que serão discutidos no encontro. Isso permite que os participantes se preparem para a reunião, otimizando o tempo. Além disso, uma pauta pré-definida evita que assuntos aleatórios atrapalhem o andamento do encontro.


3. Incentive as câmeras abertas

Embora uma das grandes vantagens das reuniões virtuais seja poder manter contato visual entre os participantes, isso nem sempre acontece. Mesmo que não seja obrigatório, é muito mais fácil falar quando olhamos para nosso interlocutor. Por isso, incentive o uso do vídeo.


4. Use o compartilhamento de tela, para facilitar a troca de informações

Para garantir que todos entendam o que está sendo apresentado, assim você pode apresentar informações mais detalhadas como um gráfico, por exemplo, e consequentemente  o que está sendo apresentado será melhor compreendido.


5. Faça testes antes do encontro

Cheque se o computador está funcionando corretamente e ligado a uma fonte de energia, para evitar interrupções.


6. Fique atento ao tempo

Combine qual será a duração da reunião e cumpra o combinado. Além de evitar que o encontro se torne entediante, ter um tempo pré-definido permite que você vá direto ao ponto, reduz distrações e garante que a pauta seja cumprida.


7. Seja objetivo

Mantenha-se com foco no que precisa ser discutido, evitando desperdício de tempo e recursos. 


E você, como se organiza paras as reuniões virtuais? Conte para nós nos Comentários. 


Copyright © 2021. Todos os direitos reservados